Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng đơn giản và hiệu quả

I.Giới thiệu về máy in văn phòng

1 Loại máy in văn phòng:

• Máy in phun (Inkjet): Phù hợp cho nhu cầu in ấn màu sắc, hình ảnh chất lượng cao, in ấn tại nhà hoặc văn phòng nhỏ. Ưu điểm là giá thành rẻ, dễ sử dụng, in được trên nhiều loại giấy. Nhược điểm là tốc độ in chậm hơn máy in laser, đầu in dễ bị khô nếu lâu không sử dụng và chi phí mực in có thể cao hơn nếu in ấn thường xuyên.
• Máy in laser (Laser): Lý tưởng cho nhu cầu in ấn văn bản đen trắng với số lượng lớn, tốc độ in nhanh và chi phí mực in thấp hơn. Tuy nhiên, giá cả máy in laser thường cao hơn máy in phun và không phù hợp để in ảnh chất lượng cao.
• Máy in đa chức năng (All-in-One): Tích hợp nhiều chức năng như in, scan, copy, fax, phù hợp cho nhu cầu sử dụng đa dạng tại nhà hoặc văn phòng nhỏ. Tiết kiệm không gian và chi phí đầu tư so với mua riêng từng thiết bị.

2.Tính năng của máy in văn phòng:

• Tốc độ in (Print speed): Tính bằng số trang in được trong mỗi phút (ppm), dựa vào đó mà bạn có thể chọn loại máy có tốc độ phù hợp với nhu cầu in và túi tiền.
• Độ phân giải (Resolution): Đo bằng số điểm ảnh trên mỗi inch (dpi), ảnh hưởng đến độ sắc nét của bản in. In ảnh cần độ phân giải cao hơn in văn bản.
• In hai mặt tự động (Duplex printing): Tiết kiệm giấy, chi phí, thời gian in ấn và bảo vệ môi trường nhờ tận dụng cùng lúc 2 mặt giấy.
• Kết nối không dây (Wireless connectivity): Cho phép in ấn từ nhiều thiết bị khác nhau mà không cần dây cáp.
• In ấn di động (Mobile printing): In trực tiếp từ điện thoại thông minh, máy tính bảng và các thiết bị di động khác.

II.Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng từ A-Z

Bước 1: Chuẩn bị trước khi sử dụng

Kiểm tra trạng thái máy in:

• Bạn nên kiểm tra lại xem giấy in và mực in của máy có còn sử dụng được hoặc là có vấn để gì không để kịp thời khắc phục trước khi xảy ra những sự cố không mong muốn.
• Đảm bảo rằng máy in đã được kết nối với nguồn điện và mạng (nếu cần thiết).
• Kiểm tra xem có đủ giấy in trong khay giấy và mực in còn đủ không.

Bước 2: Bật máy in và kết nối

• Bật máy in:
  • Nhấn nút nguồn trên máy in để bật.
  • Chờ máy in khởi động hoàn toàn.
• Kết nối với máy tính:
  • Nếu sử dụng kết nối qua mạng LAN, đảm bảo máy in và máy tính đều kết nối với cùng một mạng LAN.
  • Nếu sử dụng kết nối USB, kết nối cáp USB từ máy in đến máy tính và đợi máy tính nhận thiết bị.

Bước 3: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại.

Đầu tiên bạn vào Start Menu > Chọn Settings.

Vào Start Menu và chọn Settings

Tiếp theo bạn nhấn vào Devices.

Tiếp theo bạn nhấn vào Devices

Chọn tab Printers & scanner > Nhấn vào máy in đang sử dụng, chọn Open queue.

Chọn tab Printers & scanner và chọn Open queue ở máy in đang sử dụng

Click chuột phải vào cửa sổ vừa hiện ra > Chọn Sharing.

Click chuột phải vào cửa sổ vừa hiện ra và chọn Sharing

Cuối cùng bạn tích chọn Share this Printer > Chọn Apply > Bấm OK là xong.

Tích chọn Share this Printer và chọn Apply bấm OK là xong

Bước 4: Kết nối hệ thống máy tính với máy in.

Đầu tiên bạn vào Control Panel.

Đầu tiên bạn vào Control Panel

Chọn Devices and Printers.

Chọn Devices and Printers

Nhấn vào Add a printer.

Nhấn vào Add a printer

Chọn máy in cần kết nối > Nhấn Next và hoàn thành các bước theo chỉ dẫn để hoàn tất.

Chọn máy in cần kết nối và nhấn Next

Bước 5: Tiến hành in tài liệu.

Cách in trên máy tính đơn giản

- Bước 1: Mở file tài liệu muốn in.

- Bước 2: Nhấn vào File.

Nhấn vào File

Chọn Print hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để mở nhanh.

Chọn các tùy chọn cơ bản.

- Printer: Chọn máy in.

- Copies: Số lượng bản cần in.

- Setting: Chọn tùy chọn theo sở thích in.

+ Print all pages: Mục này bao gồm in tất cả các trang của văn bản (Print All Pages) hoặc chỉ in vài trang tùy chọn (Print Current Page).

+ Print one sided: In một mặt hoặc in 2 mặt (Print on Both Sides) tùy thuộc vào các loại máy.

+ Collated: In theo tập.

+ Portrait Orientation: Lựa chọn bản in ngang hay in dọc.

+ Letter: Loại kích thước phù hợp cho giấy in.

+ Normal Margins: Lựa chọn căn lề mặc định cho bản in.

+ Page per sheet: Số trang in trên một mặt giấy.

- Page setup:

+ Margins: Chọn kiểu căn lề cho bản in.

+ Paper: Kích thước của giấy in.

+ Header/Footer (chỉ có ở Excel): Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang.

+ Layout: Căn chỉnh trang in.

Chọn các tùy chọn cơ bản

Bước 6. Xử lý các vấn đề thường gặp

• Giấy kẹt:
  • Nếu giấy kẹt, dừng máy in và rút giấy ra nhẹ nhàng theo hướng chỉ dẫn trong hướng dẫn sử dụng.
• Hết mực in:
  • Thay thế hộp mực in mới theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Lỗi kết nối:
  • Kiểm tra lại kết nối mạng hoặc USB để đảm bảo đúng và chắc chắn.

Bước 7. Tắt máy in và bảo quản

• Tắt máy in:
  • Nhấn nút nguồn để tắt máy in một cách an toàn.
• Bảo quản máy in:
  • Để máy in trong môi trường khô ráo, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời và bụi bẩn.

Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn sẽ có thể sử dụng máy in văn phòng một cách dễ dàng và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Chúc các bạn thành công.

III.Đến với CityCom để tìm máy in laser chính hãng với giá cực hấp dẫn!

Dù bạn cần một chiếc máy in cho công việc hay giải trí, CityCom luôn là lựa chọn thông minh và đáng tin cậy. Hãy ghé thăm CityCom ngay hôm nay để khám phá thêm về các sản phẩm và ưu đãi đặc biệt.

CityCom là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chất lượng nhất. Cam kết uy tín và bảo hành dài hạn. Chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy của hàng ngàn khách hàng trên toàn quốc bao gồm cả hộ gia đình, công ty, nhà xưởng, ngân hàng, trường học…

CityCom cung cấp các sản phẩm công nghệ đa dạng - chính hãng - chất lượng - giá rẻ phù hợp với mọi không gian và nhu cầu sử dụng khác nhau bao gồm:

• Các loại máy in văn phòng, in mã vạch, in hóa đơn,...
• Máy chấm công, máy quét mã vạch, giấy in bill - decal
• Laptop, máy tính để bàn,..
• Camera IP, camera Analog,camera chống trộm
• Các giải pháp lắp đặt camera gia đình, nhà xưởng, công ty,…
• Lắp đặt hệ thống mạng LAN

Ngoài ra, CityCom còn cung cấp các dịch vụ khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt và bảo hành sửa chữa dài hạn cho các hệ thống của khách hàng. Đội ngũ IT chuyên nghiệp, nhiệt tình và luôn sẵn sàng để hỗ trợ quý khách

____________________________________________________________________

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

💠Zalo: 0973075253

📞𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞: 0973075253

🟦Facebook: Citycom

🌐Website: Citycom.com.vn

🟧Shopee: Citycom - Chuyên cung cấp máy in